Covid- 19 : À distância também se trabalha (manual de sobrevivência)

Covid- 19 : À distância também se trabalha (manual de sobrevivência)

Indíce

Aviso
O contexto atual
Já conhecem o trabalho remoto? A nossa realidade
– O que é?
– Algumas ferramentas
Parabéns e boas práticas

Aviso

Bom dia a todos, devido à pandemia COVID-19 o nosso escritório está encerrado e encontrámo-nos a trabalhar remotamente em quarentena nas nossas casas.

No entanto a comunicação com os nossos clientes e comunidade mantém-se inalterada, apenas com um toque mais digital e à distância.

Continuamos a trabalhar naquilo que mais amamos, a fazer crescer empresas através dos meios digitais.

Contexto atual

Trabalho remoto?

Ferramentas

Boas práticas

Contexto atual:

 

O que são os Coronavírus?

Os coronavírus são uma família de vírus que podem causar infeções nas pessoas. Normalmente estas infeções afetam o sistema respiratório, podendo ser semelhantes à gripe ou evoluir para uma doença mais grave, como pneumonia.

Qual o risco para Portugal?

A avaliação de risco encontra-se em atualização permanente, de acordo com a evolução do surto. O Centro Europeu de Prevenção e Controlo das Doenças (ECDC) e a Direção-Geral da Saúde (DGS) emitem comunicados diários com o sumário da informação e recomendações mais recentes.

(fonte: https://covid19.min-saude.pt/)

Os meios de comunicação e ferramentas de trabalho digitais assumem neste momento um papel determinante para manter as empresas ativas dentro de possível.


Partilhamos então consigo a nossa realidade que de certeza poderá contribuir com boas práticas no seu negócio.

Mas o que é trabalho remoto / teletrabalho?

Teletrabalho, também dito trabalho remoto, significa, literalmente, trabalho à distância. Deriva do conceito denominado, em inglês, telecommuting e ainda: home working (trabalho em casa) e flexible workplace (local de trabalho flexível).

O trabalho efetivo pode ser realizado em qualquer ambiente trata-se, de trabalho que é realizado quando se está a utilizar equipamentos que permitem que o serviço efetivo seja realizado num lugar diferente daquele que é a sede da empresa ou negócio.
Ao invés do trabalhador se deslocar para as instalações físicas da empresa, ele fica em casa ou noutro local a executar a sua função laboral.
Este método de trabalho tem vindo a ser cada vez mais conhecido e adotado à escala global.

Numa situação como a que vivemos em Portugal e no Mundo esta revela-se uma opção relativamente fácil de implementar de modo a manter as empresas ativas.

 

Algumas ferramentas que utilizamos no nosso dia a dia que o podem apoiar nesta altura:

 

O slack – o melhor amigo da organização de áreas de discussão por tópicos / clientes / departamentos

O Slack é um espaço de colaboração que pode substituir o e-mail, ajudando as empresas e as suas equipas a trabalharem juntos.
Ele foi desenvolvido para facilitar o trabalho em equipa, maximizando a comunicação à distância e também a organização de discussão por temas.

Nesta ferramenta é possível criar conversas não só com tópicos diferentes mas também com pessoas diferentes. Utilizando como referência o organograma de uma empresa podemos criar conversas por níveis hierárquicos. 

Screen castify para quem precisa de fazer tutoriais / demonstrações que ultrapassem a barreira do tempo

Num ambiente de trabalho remoto ou em ambiente tradicional nem sempre conseguimos sincronizar agendas entre equipas, clientes e fornecedores. Esta ferramenta é uma extensão do google chrome que lhe permite gravar vídeos onde a tela do seu computador é gravada e pode adicionar a sua webcam em simultâneo.
Cá na Iber Bússola é comum realizarmos tutoriais ou apresentações para os nossos clientes neste formato.
Por exemplo quando ensinamos um cliente a alimentar o seu próprio blog ou a criar conteúdo para as redes sociais.

Google driveAceda a todos os seus ficheiros onde quer que esteja

Melhor do que um canal organizado de comunicação como o slack é nós conseguirmos aceder aos ficheiros, manuais, tabelas de preços e outros conteúdos relacionados com a nossa atividade laboral em qualquer local. O google drive vem colmatar esta necessidade com um produto na cloud que lhe permite organizar ficheiros por pastas e por níveis hierárquicos também. Desta maneira pode criar acessos diferentes para os departamentos da sua empresa e garantir a acessibilidade da informação a todos os colaboradores.

Google calendargestão e sincronização de agendas

A google disponibiliza uma ferramenta de agenda com funcionalidades muito interessantes facilitadoras do trabalho remoto.
Entre as diversas funcionalidades desta ferramenta destacam-se a gestão de agendas com transparência para outros utilizadores. Além de podermos criar blocos de tempo associados a tarefas permite a um chefe de equipa visualizar a agenda de trabalho da sua equipa. Este tema é de extrema importância porque podemos respeitar os blocos de trabalho dos colaboradores e criar pontos de situação nas alturas certas não interferindo com o trabalho dos mesmos.
Além disso todos conhecemos aquele colaborador que se esquece das reuniões certo?
O google calendar permite agendar reuniões enviando convites via email para os intervenientes.

Google hangouts para reuniões virtuais

Existem diversos softwares para realizarmos reuniões virtuais. O google hangouts permite esta finalidade, mas com um detalhe importante e facilitador, conseguimos fazer reuniões virtuais com outros utilizadores e os mesmos podem reunir virtualmente sem terem de instalar nenhum software. Basta darmos inicio no nosso computador a uma reunião, de seguida é atribuído um link à mesma e podemos partilhar com os nossos convidados para aderirem.

Any desk / team viewerpara assistência remota ou demonstrações em tempo real

Diariamente surgem desafios relacionados com as interfaces que utilizamos, seja no nosso email, programas ou dúvidas relativas a processos a executar no nosso computador.
Estas ferramentas (any desk / team viewer) permitem que um computador se ligue o outro para uma intervenção à distância. Exemplos deste cenário são as assistências a softwares de faturação, problemas com caixas de email, intervenções em websites etc…
Com o apoio destas ferramentas o operador consegue realizar a intervenção à distância e o utilizador pode visualizar o trabalho enquanto este ocorre.

Boas práticas

Boas práticas

 

 

Muitas empresas estão agora a conhecer o trabalho remoto e o digital.

Surgem diversas oportunidades no âmbito de dar o exemplo e até de ajudar as pessoas nesta fase. Há negócios que pela sua natureza podem adaptar a maneira de como os seus produtos e serviços são consumidos: 

  1. As discotecas estão a utilizar os Lives .
  2. Os museus abrem portas virtualmente.
  3. As operadoras (meo, vodafone e nos) ofereceram 10 gbytes de internet
  4. Os bancos incentivaram a utilização das plataformas digitais para acesso à conta

Certamente, que muitas mais empresas vão aderir a esta nova era da digitalização e do livestream.
Esteja preparado e comece a implementar na sua.
Estamos cá para o que podermos ajudar nesta fase tão importante da nossa sociedade.

 

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